Process Mining

Sind Daten das neue Gold? ECONUM verbessert Prozesse faktenbasiert.

Nach der Strukturierung und Standardisierung von Prozessen im Unternehmen und der Abbildung der Prozesse in Standard-IT beschäftigen sich Unternehmen nun immer mehr mit der nächsten Entwicklungsstufe. Haben die digitalen Prozesse noch Lücken und werden sie so genutzt, wie das mit der Digitalisierung der Prozesse beabsichtigt war? Tritt also der erwünschte Effizienzeffekt tatsächlich ein? ECONUM ermittelt die Antwort auf diese Fragen mit Unterstützung von Process Mining. Doch was ist Process Mining?

Process Mining ist eine digitalisierte Variante der Prozessanalyse und des Prozessmanagements. Mit Hilfe von digitalen Informationen werden Prozesse, die in IT-Systemen wie SAP oder MS Dynamics abgebildet sind, rekonstruiert und visualisiert. Das Resultat ist zunächst eine optische Darstellung des Mengen- und Werteflusses durch die digitalisierten Unternehmensprozesse. Dieser enthält z.B. Informationen, welcher Prozessschritt im Unternehmen in welcher Zeitperiode wie häufig durchlaufen wurde, welchen Weg eine Information durch das System genommen hat, ob der Prozess zwischendurch abgebrochen wurde oder ob alle vorgesehenen Prozessschritte absolviert wurden oder ein Geschäftsvorfall mitten im Prozess „eingestiegen“ ist.

Am Prozess Purchase-to-Pay (P2P) lässt sich dies verdeutlichen: Process Mining schafft beispielsweise Zugang zu den folgenden Informationen:

• Wie häufig wurde ein Bestellvorgang ausgelöst?
• Wurden alle Bestellvorgänge über das System abgewickelt?
• Wurde zu jedem Bestellvorgang ein Wareneingang gebucht?
• Wurden Bestellvorgänge zwischenzeitlich abgebrochen?
• Wurden mittlerweile Änderungen an der Bestellung vorgenommen?
• Werden Prozess-immanente Kontrollen umgangen?
• Entspricht die Rechnung der Bestellung?
• Gibt es Bestellungen, die „exotische“ Wege durch das System genommen haben?

Das wesentliche an Process Mining ist nach der Analyse der Übergang zur zielgenauen Verbesserung oder Veränderung von Prozessen. Der Nutzen der Methode ist neben der exakten Abbildung des Ist-Prozesses die Visualisierung in Verbindung mit der Messbarkeit. So ist es möglich, Prozesse in Systemen punktgenau zu verändern oder zu optimieren. Überdies können substantielle organisatorische Verbesserungen erreicht werden. Welche Organisationsbereiche müssen beispielsweise gesondert geschult werden, um die Anwendung der Systemprozesse zu verbessern? In welchen Organisationsbereichen wird der Einsatz der IT-Systeme nicht vollständig genutzt? In welchen Prozessschritten wird die in einer digitalisierten Welt erforderliche Geschwindigkeit im Prozess verloren? Nach erfolgter Implementierung der Prozessanpassungen kann mit Hilfe von Process Mining überprüft werden, ob die durchgeführten Änderungen genutzt werden.

Der Weg zur Verbesserung der digitalisierten Prozesse führt über vier Stufen:

1. Datenextraktion und -verarbeitung
Process Mining basiert auf den Daten des ERP-Systems des Kunden. Als erster Schritt sind die Daten zu identifizieren, die für die Verarbeitung über Process Mining erforderlich sind. Die Daten werden aus dem ERP-System extrahiert und für die Verarbeitung in einem besonderen Process Mining-Tool aufbereitet.

2. Analyse der Daten
Die Analyse der Daten erfolgt in der Process Mining Software. ECONUM ist Partner von Celonis, dem führenden Anbieter von Process Mining Tools auf dem deutschen Markt. Ergebnis der Analyse ist die Aufbereitung und Visualisierung der Ist-Prozess-Daten - auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen.

3. Interpretation der Daten
Im Anschluss an diese technischen Schritte erfolgt die Interpretation der Analyseergebnisse. Es geht also um die Klärung, wo die digitalisierten Unternehmensprozesse tatsächlich Schwächen und Risiken beinhalten, die im Rahmen einer technischen und/oder organisatorischen Optimierung beseitigt werden müssen.

4. Konzeption und Umsetzung der Optimierung
Auf Basis der Interpretationsergebnisse erfolgt die Konzeption von Optimierungsmaßnahmen. Dies können technische und/oder organisatorische Maßnahmen sein Die konzeptionell erarbeiteten Maßnahmen sind im Anschluss umzusetzen. Dabei ist es stets erforderlich, sich in der Umsetzung eng an den erzielten Ergebnisse der ersten drei Schritte zu orientieren, um eine spürbare und dauerhafte Verbesserung zu erreichen.

ECONUM hat die technischen Tools, die Methoden sowie die technischen und organisatorischen Berater, um diesen Weg gemeinsam mit den Kunden einzuschlagen und bis zum Ende zu gehen. Der Kunde erhält die gesamte Leistung aus einer Hand. Technische Änderungen in den SAP-System realisieren wir in der Regel gemeinsam mit den vertrauten EDV-Betreuern unserer Kunden.
Gerne senden wir Ihnen bei Interesse weitere Informationen zu. Unsere Berater stehen Ihnen für weitere Auskünfte gerne zur Verfügung. Wenden Sie sich bitte an aloisia.heitz@econum.de.

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