Prozessoptimierung
Prozesse sind ein wesentliches Grundelement jeden Unternehmens. Aufgabe eines Prozesses ist es, mit bestimmten Ressourcen, IT-Unterstützung und Informationen zielgerichtet, zeitgerecht und standardisiert zu einem Output zu gelangen. Aufgabe des Unternehmens ist es, Ressourcen und Gestaltung von Prozessen so zu steuern, dass für das Unternehmen möglichst optimale Ergebnisse erzielt werden. Es gilt, den Sprung von „Prozess“ zum Standardprozess und vom Standardprozess zum digitalisierten Standardprozess zu realisieren. Hierbei gibt es zahlreiche Nebenbedingungen zu beachten:
- Effektivität: Der Prozess muss das gewünschte Ergebnis sicher erreichen
- Qualität: Vorgegebene Parameter sind kontrolliert zu erfüllen
- Effizienz: Der Aufwand muss aus Kostengründen minimiert werden
- Validität: Abläufe müssen dokumentiert sein, personenunabhängig funktionieren, Fehler müssen vermieden bzw. erkannt werden
- Zeitgerechtigkeit: Der Prozess muss das gewünschte Ergebnis in einer vorgegebenen Zeit erreichen
- Compliance: Gesetzliche Regelungen, Standards und interne Regeln sind einzuhalten und sollten mittels Prozessführung unterstützt werden.
- Internes Kontrollsystem: Interne Kontrollen sind möglichst systemimmanent in Prozessen zu integrieren, Funktionstrennungen sind zu berücksichtigen.
- Standardisierung: vergleichbare Sachverhalte sind gleichartig zu bearbeiten
Gleichzeitig müssen diese Bedingungen im Fokus einer fortlaufenden oder mindestens regelmäßig wiederholten Optimierung sein, da unter anderem viele Fehler, ein großer Teil des Ressourcenverbrauchs und die Geschwindigkeit des Unternehmens von den betrieblichen Abläufen abhängig sind. Schwächen in den wesentlichen Prozessen wie purchase-to-pay (P2P) oder order-to-cash (O2C) können für das Unternehmen existenzgefährdend sein.
Die IT-Unterstützung/Digitalisierung von Prozessen erfordert eine ausreichende Aktivierung/Nutzung vorhandener ERP-Systeme sowie ggf. die Integration von weiterführenden IT-Tools und Workflow-Systemen.
Die Ein- oder Auslagerung sowie Bündelung von Prozessen erfordert eine regelmäßige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Im Ergebnis können Shared Service Center entstehen oder Prozesse komplett outgesourced bzw. wieder ins Unternehmen integriert werden.
Dabei geht es nicht darum, den aktuellen Trends zu folgen, sondern mit den richtigen Methoden zu einem unternehmensindividuell optimalen Ergebnis zu kommen.
ECONUM verfügt über große Erfahrung in der Optimierung von Prozessen. Von der Analyse über die Konzeption bis zur Umsetzung verbesserter Abläufe unterstützen wir Unternehmen und öffentliche Organisationen. Gegenstand von Beratungsprojekten können dabei alle Entwicklungsstufen von Prozessen sein.
