Purchase-to-pay–Mit der ganzheitlichen Prozessbetrachtung zum Erfolg

Der Beschaffungsprozess ist mit einer hohen Prozesshäufigkeit und der Vielzahl an Beteiligten einer der wesentlichen Prozesse des Unternehmens. Kosten- und Lieferkontrolle, Transparenz, Zeitgerechtigkeit, Versorgungssicherheit und die Überwachung von risikorelevanten Prozessschritten sind wesentliche Aspekte des Prozesses. Die Realisierung eines ganzheitlichen, nachhaltigen, IT-gestützten und unter den genannten Aspekten optimierten Prozesses stellt hohe Anforderungen an das Unternehmen. ECONUM ist Experte in der Gestaltung dieses Prozesses und unterstützt Ihr Unternehmen bei der Weiterentwicklung. 

Der Prozess Purchase-to-pay beinhaltet alle Aktivitäten eines Beschaffungsprozesses – von der Bestellung von Waren und Dienstleistungen bis zum Erhalt und zur Zahlung von Rechnungen. Dazu gehören Bedarfsmeldung, der Bestellvorgang, die Bestellüberwachung, die Lieferung und Wareneingang bzw. Qualitätskontrolle sowie die Rechnungsprüfung und -zahlung – einschließlich aller Überprüfungen, Freigabeprozesse und Dokumente, die in diesem Zusammenhang anfallen. 

Probleme mit Ineffizienzen, Risiken sowie Qualitätseinbußen im Prozess Purchase-to-Pay sind vielfältig. Angefangen von Problemen mit der Stammdatenhaltung, nicht aufeinander abgestimmten Prozessschritten, unklar definierten Schnittstellen, fehlender IT-Unterstützung bis hin zu Prozess-Sackgassen, fehlenden Kontrollen und dem Risiko doloser Handlungen durch die Beteiligten ist der Beschaffungsprozess außerordentlich anfällig. Prozessabweichungen (z.B. zu viele Bestellungen werden am Einkauf vorbei getätigt) und unzureichende Nutzung von IT-Systemen bzw. mangelnde Automatisierung (z.B. mehrheitlich manuelle Prüfung von Eingangsrechnungen oder fehlende Freigabeworkflows) führen überdies zu Zeit-, Transparenz- und Kontrollverlusten.

ECONUM kennt die typischen bereichsübergreifenden Schwachstellen und Risiken aus zahlreichen Projekten und kann mit unternehmensindividuellen Lösungen bei der Optimierung unterstützen. In einem ganzheitlichen Ansatz stellen wir sicher, dass neben der Integration von Organisation, Prozessen und Systemen, Regeln im Sinne des Internen Kontrollsystems (IKS) eingehalten und Grundlagen wie z.B. einheitliche Stammdaten definiert werden. Damit werden die Abläufe zuverlässig, sicher und effizient und für die Unternehmenssteuerung nutzbar.

Aufbauend auf einer Analyse (1. Phase) der Ist-Situation entwickeln wir auf Basis unserer ersten Lösungsansätze ein Soll-Konzept. Die Realisierung von schnellen Lösungsansätzen dient vor allem der Schließung von risikorelevanten Sicherheitslücken. Anschließend werden die notwendigen Maßnahmen in einem Maßnahmenplan definiert mit dem Vorteil, dass neben möglichen Quick-wins die Umsetzung bereits mit den ersten Maßnahmen beginnen kann und längerfristige Aktivitäten wie z.B. Implementierung neuer oder zusätzlicher IT-Funktionen ggf. frühzeitig gestartet werden. 

Als einer der zentralen Unternehmensprozesse wird der Purchase-to-pay-Prozess für den langfristigen Unternehmenserfolg immer wichtiger, da er sich spürbar auf Effizienz, Sicherheit und Kosten eines Unternehmens auswirkt.  ECONUM unterstützt Unternehmen bei der Gestaltung des Gesamtprozesses, um mit den entscheidenden Faktoren  Transparenz, Effizienz sowie Prozesssicherheit den Erfolg zu gewährleisten.