Unterstützung bei der Standardisierung des Rechnungswesens im Otto Konzern

Ausgangssituation
Im Nachgang zur IFRS-Umstellung als führende Rechnungslegung beschloss die Otto GmbH & Co KG eine verstärkte Standardisierung von Rechnungslegung und Reporting im Konzern voranzutreiben. Innerhalb des Konzerns, der zum Zeitpunkt des Projektes ca. 70 Rechnungswesen-führende Organisationen mit über 350 Einzelabschlüssen und Berichte an alle Geschäftssegmente umfasste, gab es einen einheitlichen Kontenrahmen für den inländischen Systemverbund (mit individuellen Erweiterungen), alle anderen Gesellschaften hatten eigene Kontenpläne.
Ziel des Projektes war die Standardisierung von Rechnungslegung und Reporting (inkl. Darstellung des Umsatzkostenverfahrens (UKV)), die Definition eines konzern-/weltweit einheitlichen Kontenplanes einschließlich Kontierungsrichtlinie und die Sicherstellung eines effizienten Betriebskonzeptes.

Vorgehen
Aufgrund des großen Umfangs der beteiligten Organisationen sowie der Komplexität des Ziels vor dem Hintergrund internationaler Anforderung wurde im ersten Schritt die Ist-Struktur hinsichtlich Kontierungs- und Buchungslogik als auch der dahinter liegenden Ist-Prozesse und IT-Systeme analysiert. Sämtliche Kontenpläne der einzelnen Gesellschaften wurden vorstrukturiert auf den vorhandenen Positionsplan gemappt und mit Hilfe eines Analysetools entsprechend der definierten Dimensionen ausgewertet. Basierend auf vorhandenen Lösungsansätzen, Best Practices und den zukünftigen Anforderungen wurde anschließend ein Informationsmodell einschließlich Kontierungslogik zur Abbildung der einzelnen Geschäftsvorfälle und Transaktionen für Konzern, Gesellschaft, Segmente, Funktionsbereiche, etc. erarbeitet.
Wesentlicher Teil war die Anpassung bzw. Neugestaltung der Konten und deren Strukturen, d.h. die Festlegung von Konteneigenschaften als prozess-steuernde Information. Daraus wurde der Kontenplan mit Kontierungslogik (Kontierungshandbuch) erarbeitet sowie klare Regelungen zur Kostenallokation abgeleitet.

Projektergebnis
Trotz der großen Herausforderung aufgrund der zahlreichen Gesellschaften weltweit, der lokalen und internationalen gesetzlichen Anforderungen verbunden mit ungleichen Prozessabläufen und Buchungslogiken sowie der unterschiedlichen IT-Systeme wurden alle definierten Ziele inhaltlich/qualitativ und zeitlich zur Zufriedenheit aller Beteiligten erreicht.
Im Ergebnis konnte eine transparente Darstellung der Geschäftsprozesse, ein einheitliches Reporting mit direkter Vergleichbarkeit der Betriebsergebnisse sowie effiziente Abläufe bei der Berichtserstellung realisiert werden.